Personopplysninger til lærlinger brukes både av lærebedriften, av det lokale opplæringskontoret og den aktuelle videregående skole. Mange av opplysningene kan være sensitive. Men er opplysningene godt nok beskyttet?
Hos lærebedriften registreres opplysninger om fravær, hvordan det går, sertifikater, kontaktinformasjon og andre private forhold. Hos opplæringskontoret gjøres det mange ulike notater om lærlingen både mht. trivsel og utvikling, samt at en får innsikt i egenevalueringer. I noen tilfeller får en også innsikt i familiære og helsemessige forhold. Til sammen gir lærlingen fra seg en stor mengde personopplysninger i sitt opplæringsløp.
Lærlingen har naturlig nok fokus på å få gjennomført selve utdanningen, og på å lære mest mulig. Lærlingen er ikke skolert i personvern. Dette gjør at det hviler et ekstra stort ansvar for lærebedriften og opplæringskontoret til behandle personopplysningene med varsomhet. Lærlingene er i denne sammenheng den svake part, og i mange tilfeller under 18 år.
Lærlingen starter på videregående skole (som også skal publisere overfor elevene hvilke- og hvordan de ivaretar personopplysningene), deretter er det opplæringskontoret som overtar administrasjon og oppfølging av eleven, sammen med lærebedriften.
De nye personvernreglene (GDPR) krever at både opplæringskontoret og lærebedriften identifiserer hvilke behandlinger som utføres som inkluderer personopplysninger. Det skal gjøres en vurdering av teknisk og organisatorisk sikkerhet. Begge virksomhetene skal publiserer personvernerklæringer for alle behandlingene og sikre at lærlingen har tilgang på disse. Det kan også være krav til at eleven skal samtykke til at opplysningene registreres (så som helseforhold og fagforeningstilhørighet, etnisitet, tro mv.).
Dersom uvedkommende får tilgang på lærlingens personopplysninger er dette svært alvorlig, og kan føre til at utdanningssystemet og de aktuelle virksomhetene mister tilliten, både hos elever, foreldre og samfunn forøvrig. Dette er bakgrunnen for at Datatilsynet nå kan skrive ut svært høye bøter dersom tilgang på opplysningene gis til uvedkommende, dersom det benyttes for mange opplysninger eller dersom opplysningene sendes til uvedkommende.
Mange av opplæringskontorene i Norge er små virksomheter med få ansatte. Dette fritar ikke kontorene å sikre personopplysningene til sine kunder (lærlingene). Vi i CoverYa har sammen med opplæringskontoret for transport og samferdsel i Oslo og Akershus gjort en vurdering og kommet fram til at opplæringskontorene har rundt 15 behandlinger som inkluderer personopplysninger fra lærlinger. I tillegg kommer behandlinger som inkluderer kontorets ansatte. (ta gjerne kontakt med oss for å få oversikten). Lærebedriften er ofte store, men de må også sikre at de har identifisert behandlinger som inkluderer læringer, og at opplysningene er sikret.
Undertegnede har selv en gutt som er lærling for tiden, så jeg har satt meg inn i problematikken, samt spurt hva han vet og kan. Han stoler på opplæringskontoret og på lærebedriften, basta bom.
Hør gjerne med oss hvordan dere kan sikre personopplysningene til lærlingene. En telefonsamtale eller e-post koster ingenting.